Aplikasi chatting dapat membantu teman-teman mencari kembali jumlah tagihan, menyimpan bukti, dan mencatat follow up dengan customer service.
Aplikasi tersebut tidak mengurangi jumlah utang, tapi membantu teman-teman mengelola komunikasi agar keputusan berikutnya berdasar pada informasi yang jelas.
Pesan tentang cicilan kendaraan, kartu kredit, atau pay later bisa berdatangan di sela chat pekerjaan dan keluarga.
Ada pengingat jatuh tempo, konfirmasi pembayaran, bahkan tawaran perubahan jadwal cicilan. Untuk beberapa karyawan yang memiliki beberapa kewajiban, satu informasi penting mudah tenggelam.
Untuk itulah di artikel ini kita akan membahas apa saja opsi aplikasi chatting yang bisa teman-teman pilih untuk memudahkan pengelolaan banyak pesan dan semua prosesnya.
💡 Highlights
- Aplikasi chatting tidak mengurangi jumlah utang, tapi membantu merapikan komunikasinya. Fungsinya untuk mencari kembali jumlah tagihan, menyimpan bukti pembayaran, dan mencatat follow up ke customer service, sehingga keputusan berikutnya berdasar informasi yang jelas.
- Pengelolaan pesan utang perlu rapi karena tiga alasan: mengurangi risiko melewatkan info jatuh tempo (yang mudah tertimbun notifikasi lain), menyimpan bukti komunikasi saat ada perbedaan info tagihan, dan memudahkan follow up dengan menyebut nomor laporan serta hasil pembicaraan sebelumnya.
- Ada tujuh aplikasi yang bisa dipilih sesuai channel resmi penyedia layanan: WhatsApp, WhatsApp Business (cocok untuk yang punya usaha sampingan), Telegram, Google Messages, LINE, Facebook Messenger, dan Instagram Direct. Tidak perlu memakai semuanya, cukup yang memang tercantum di kanal resmi bank atau fintech terkait.
- Cara merapikannya: pisahkan chat per penyedia utang dengan nama kontak yang jelas, tandai atau sematkan pesan yang butuh tindak lanjut, simpan bukti pembayaran di folder terpisah (jangan hanya andalkan lampiran chat), catat hasil kesepakatan lengkap dengan tanggal dan nomor laporan, dan jangan menghapus chat terlalu cepat sampai persoalan benar-benar selesai.
- Utamakan keamanan dari penipuan: cocokkan setiap akun atau nomor dengan channel resmi di website atau aplikasi perusahaan, jangan percaya nomor baru berlogo perusahaan begitu saja, dan jangan pernah mengirim identitas, nomor kartu, PIN, atau OTP lewat chat. OJK juga mengingatkan waspada SMS mengatasnamakan bank yang berisi link berbahaya.
Kenapa Pengelolaan Pesan Terkait Utang Harus Rapi?
Setidaknya ada beberapa alasan kenapa pengelolaan pesan utang haruslah rapi, terutama untuk karyawan yang sangat sibuk.
1. Mengurangi Risiko Melewatkan Informasi Jatuh Tempo
Pengingat cicilan bisa tertimbun di antara notifikasi lain. Untuk itulah coba tandai pesan yang memuat tanggal jatuh tempo, nominal utang, atau batas pengiriman dokumen. Catat juga tanggalnya di kalender agar tidak bergantung pada notifikasi chat.
2. Menyimpan Bukti Komunikasi/Chat
Riwayat pesan berguna saat terjadi perbedaan informasi tentang tagihan atau status pembayaran.
Teman-teman bisa menyimpan bukti transfer, tanggal pengiriman, nomor laporan, serta nama petugas yang melayani. Periksa juga apakah pembayaran sudah tercatat dalam aplikasi penyedia layanan.
3. Memudahkan Follow Up ke Customer Service
Jika persoalan belum selesai, sebutkan nomor laporan dan hasil pembicaraan sebelumnya saat menghubungi kembali tim customer service.
Beberapa karyawan perusahaan (customer service atau sales) menggunakan aplikasi CRM untuk melihat riwayat interaksi pelanggan, karena lebih memudahkan mengorganisir pesan.
Meski begitu, simpan catatan sendiri, terutama bila teman-teman pernah menghubungi perusahaan melalui beberapa channel.
7 Aplikasi Chatting untuk Kelola Banyak Pesan Terkait Utang
ALT Image: 7 Aplikasi Chatting untuk Kelola Banyak Pesan Terkait Utang
Tidak perlu menggunakan semuanya, cukup pilih channel yang memang tercantum di website, aplikasi, atau dokumen resmi bank, fintech, dan perusahaan pembiayaan yang bersangkutan.
Berikut ini 7 aplikasi chatting yang bisa teman-teman coba untuk mengelola banyak pesan:
1. WhatsApp
WhatsApp akan sangat membantu jika penyedia layanan pemberi utang/penyedia modal menyediakan nomor customer service melalui channel ini. Gunakan pencarian untuk menemukan kata “jatuh tempo”, “pembayaran”, atau nomor kontrak.
Beri bintang pada pesan berisi nomor laporan dan hasil kesepakatan agar mudah dibuka kembali. Panduan WhatsApp menjelaskan cara melihat pesan berbintang.
Jika teman-teman mengirim bukti pembayaran lewat chat, simpan salinannya di tempat lain. Jangan langsung mempercayai nomor baru yang menggunakan foto profil berlogo perusahaan tertentu.
2. WhatsApp Business
WhatsApp Business lebih cocok buat karyawan yang juga menjalankan usaha sampingan.
Fitur label bisa memisahkan chat “tagihan pemasok”, “menunggu pembayaran”, dan “selesai”. Balasan cepat berguna jika sering mengirim format konfirmasi yang sama.
Kedua fitur ini tersedia dalam aplikasi resmi WhatsApp Business. Untuk mengurus utang pribadi saja, WhatsApp biasa umumnya sudah memadai.
3. Telegram
Telegram memiliki folder chat yang dapat memisahkan urusan keuangan dari grup lain.
Fitur Saved Messages bisa dipakai untuk menyimpan catatan pribadi atau meneruskan informasi yang perlu diperiksa.
Sebelum menghubungi penyedia layanan, pastikan akun Telegram tersebut tercantum sebagai channel resminya.
4. Google Messages
Google Messages membantu dalam hal peninjauan SMS tentang tagihan, kode pembayaran, atau pemberitahuan transaksi.
Pesan penting dapat diberi bintang dan chat bisa teman-teman sematkan agar mudah ditemukan, caranya dijelaskan dalam panduan Google.
Waspadai SMS yang meminta membuka link, OJK mengingatkan kalau pesan yang mengatasnamakan bank dapat berisi link berbahaya.
5. LINE
Jika penyedia layanan menggunakan LINE sebagai channel resminya, chat bisa disimpan sebagai rujukan.
Cari kembali pesan tentang jumlah tagihan atau prosedur pembayaran ketika diperlukan dengan fitur pencariannya.
Sebelum mengirim nomor kontrak dan dokumen, cocokkan akun LINE dengan informasi di website atau aplikasi perusahaan untuk menghindari penipuan.
6. Facebook Messenger
Messenger bisa teman-teman pakai untuk menghubungi fanspage Facebook resmi perusahaan dan menanyakan prosedur pembayaran atau nomor customer service.
Buka page tersebut dari link di website perusahaan jika tersedia. Jangan menulis jumlah utang, nomor kontrak, atau bukti transfer di kolom komentar karena bisa orang lain lihat.
7. Instagram Direct
Instagram Direct berguna untuk meminta informasi awal saat masih belum mengetahui channel customer service mereka. Biasanya aplikasi ini digunakan saat baru pertama kali berinteraksi.
Tanyakan pada customer servicenya cara menghubungi petugas tagihan, kemudian periksa kembali kontak yang mereka tampilkan di website atau aplikasi perusahaan. Jangan langsung mengirim foto identitas, nomor kartu, PIN, atau OTP melalui DM.
Cara Mengelola Pesan Utang agar Tidak Berantakan
Berikut ini cara mengelola pesan utang secara simplenya melalui aplikasi yang sudah kita bahas sebelumnya, biar pesan utang teman-teman jadi lebih rapi dan memudahkan saat melakukan pengecekan.
1. Pisahkan Chat Berdasarkan Penyedia Utang
Simpan kontak dengan nama perusahaan yang jelas, lalu cocokkan nomornya dengan channel resminya.
Jika ingin lebih terorganisir coba menggunakan WhatsApp API Official untuk mengelola chat, karena ada penanda khusus (tag dan label), serta ticketing berdasarkan prioritas
Atur pesan seputar cicilan, misalnya kendaraan, kartu kredit, dan pinjaman lain secara terpisah agar nominal serta tanggalnya tidak tertukar dan lebih mudah mengurutkan sesuai nominal dan jatuh tempo.
2. Tandai Pesan yang Memerlukan Action/Tindakan Lanjutan
Beri bintang atau sematkan pesan yang memuat jatuh tempo, jumlah pembayaran, dan dokumen yang harus dikirim. Setelah urusannya selesai, perbarui catatan atau lepaskan tandanya.
3. Simpan Bukti Pembayaran di Tempat Terpisah
Jangan hanya mengandalkan lampiran dalam bentuk chat. Sebaiknya teman-eman buat folder pribadi berdasarkan penyedia layanan dan bulan pembayaran, lalu simpan bukti transfer serta konfirmasi penerimaannya, terakhir lindungi folder dan HP dengan kata sandi.
4. Catat Hasil Kesepakatan
Tulis tanggal chat atau interaksi, nama petugas bila disebutkan, nomor laporan, serta langkah berikutnya.
Jika jadwal atau nominal pembayaran berubah, minta konfirmasi tertulis melalui channel resmi sebelum menindaklanjutinya.
5. Jangan Menghapus Chat Terlalu Cepat
Simpan riwayat sampai pembayaran tercatat dan persoalan yang sudah dinyatakan selesai.
Fungsinya untuk mencegah dari kejadian yang tidak teman0teman inginkan di kemudian hari, misalnya kehilangan data dan risiko lainnya.
Cadangkan chat yang berisi kesepakatan penting lalu cocokkan hasil chat dengan status tagihan di aplikasi penyedia layanan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Pesan Utang Terlalu Banyak? (Tips Bonus)
1. Buat Daftar Seluruh Kewajiban
Catat nama penyedia, nominal, jatuh tempo, status pembayaran, dan channel komunikasi resminya. Bandingkan angka dalam pesan dengan data di aplikasi atau dokumen pinjaman.
2. Dahulukan Pesan dengan Tenor Terdekat dan Nominal Paling Besar
Periksa lebih dulu pesan yang meminta konfirmasi atau dokumen yang tagihannya dalam waktu dekat.
Tandai apa yang sudah ditangani agar teman-teman tidak mengulangi tindak lanjut yang sama. Selain itu, juga melunasi dari nominal yang paling besar.
3. Hubungi Customer Service Resmi Jika Mengalami Kendala Pembayaran
Jelaskan kalau ingin membahas kewajiban pembayaran dan tanyakan prosedurnya seperti apa. Bisa juga dengan memanfaatkan kontak dari aplikasi atau website resmi.
4. Sampaikan Kondisi Secara Jujur
Terangkan kemampuan membayar dan tanyakan pilihan penanganan yang berlaku. Catat syarat, biaya, dan perubahan jadwal, minta juga konfirmasi tertulis sebelum menyetujui perubahan.
5. Jangan Asal Menambah Pinjaman
Pinjaman baru mungkin menghentikan satu pesan untuk sementara, tapi menambah tanggungan baru.
Untuk itu bisa dengan memeriksa penghasilan, pengeluaran pokok, dan semua cicilan yang sudah berjalan sebelum mengambil keputusan.
Kesimpulan
Pada akhirnya aplikasi chatting berfungsi untuk membantu karyawan merapikan pesan terkait cicilan, tagihan, dan pembayaran.
WhatsApp bisa teman-teman gunakan ketika menjadi channel resmi penyedia layanan pemberi utang, misalnya jika pakai WhatsApp Business. Aplikasi lain pun berguna sesuai channel yang tersedia, tidak perlu menggunakan semua aplikasi sekaligus.
Kemudian simpan bukti, catat tindak lanjut, dan verifikasi identitas pengirim sebelum membalas pesan, memberikan data, atau melakukan pembayaran.
Baca juga artikel lainnya seputar aplikasi untuk pengelolaan bisnis di bawah ini:
